Selbst- und Zeitmanagement

Unter Selbstmanagement versteht man die individuelle Kompetenz von Menschen, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen selbst zu gestalten.

Es geht es vor allem darum, wie man sein Leben gestaltet, dass sein „inneres Leben“ (also z.B. eigene Bedürfnisse, Werte, Wünsche, Erwartungen, Gefühle und Emotionen) mit seinem „äußeren Leben“ (also z.B. seinen Rollen, Handlungen und Verhalten in der Realität etc.) möglichst nachhaltig in Einklang sind und bleiben.

Dafür gilt es, spezifische individuelle Fähigkeiten, wie z.B. Selbstmotivation, Lernfähigkeit, das Setzen und Verfolgen realistischer Ziele, Zeitmanagement, Planung, Organisation und Erfolgskontrolle weiterzuentwickeln, zu trainieren und auszubauen.

Ziel des Selbstmanagement ist, die eigene Selbstwirksamkeit und  Umsetzungskompetenz im Alltag bzw. in spezifischen Lebensbereichen (z.B. Beruf, Privatleben usw.) gezielt auszubauen und nachhaltig zu erhöhen.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich selbst kennen und bereits hinterfragt haben, wie Sie Ihr Leben gestalten wollen und welche Bedürfnisse, Werte, Wünsche und Erwartungen in Ihrem Leben in den verschiedenen Lebensbereichen (persönlich/privat und beruflich) einen Platz haben sollen. Ist dies geklärt (was auch gut im Rahmen eines Coachings geschehen kann), gilt es, sich selbst in die Lage zu versetzen, seine Ziele umzusetzen, in dem Sie:

• sich selbst sinnvolle und realistische Ziele setzen
• anstehende Aufgaben erkennen und Ihren individuellen Zielen zuordnen
• anstehende Aufgaben priorisieren
• sich selbst und die Einhaltung Ihrer Ziele konsequent zu kontrollieren
• einen realistischen Plan entwickeln, um die eigenen Zielsetzungen zu erreichen
• strategisch vorgehen, um anstehende Aufgaben und den Plan zur Umsetzung Ihrer eigenen Ziele miteinander vereinbaren zu können
• sich selbst motivieren
• konsequent und effizient an der Umsetzung Ihrer eigenen Ziele arbeiten
• und bereit sind, kontinuierlich dazuzulernen.

Beim Zeitmanagement geht es im Wesentlichen darum, zu erledigende Aufgaben zu erfassen und so zu planen, dass ein zur Verfügung stehendes Zeitkontingent möglichst effektiv genutzt wird.

Ziel des Zeitmanagements ist also, nicht nur die persönliche Effizienz (z.B. durch eine realistische Zeitplanung und -einteilung) zu steigern, sondern auch die insgesamt zur Verfügung stehende Zeit so sinnvoll und optimal zu nutzen, dass Aufgaben konzentriert und fokussiert erledigt werden können. Weitere Ziele sind, die Erledigung anstehender Aufgaben so zu planen, dass Leerlaufzeiten möglichst vermieden werden und Kosten reduziert werden.

Nicht nur im beruflichen Bereich gilt es, Aufgaben fristgerecht und möglich effizient zu erledigen. Wenn Sie einen konkreten Plan haben, wann was bis wann zu erledigen ist, arbeiten Sie disziplinierter und effizienter. Verknüpfen Sie alle anstehenden Aufgaben mit einer konkreten Zeiteinteilung wird es um einiges einfacher, nicht nur den Überblick über anstehende Aufgaben zu bewahren, sondern auch Ziele zu erreichen bzw. kritische Abgabetermine einzuhalten. Vor diesem Hintergrund ist Zeitmanagement gerade in unserer heutigen Lebenswelt ein Muss.

Doch gerade, wenn man Zeitmanagement anwendet, ist es äußerst wichtig und darf nicht vergessen werden, sich bewußt regelmäßig und genug Zeit für sich selbst einzuplanen. Geschieht das nicht, drohen eine Vielzahl an Gefahren, wie z.B.:

• Gewöhnung an „überzogene Erwartungen“ des Arbeitgebers
• Überforderung durch permanente Selbstoptimierung, chronischer Stress, Burnout sowie daraus resultierend weitere, oft schwere physische und psychische Erkrankungen

Bitte beachten Sie: Zuviel Arbeit bzw. Aufgaben lassen sich selbst durch optimales Zeitmanagement nicht  bewältigen! Jeder Mensch hat hinsichtlich seiner Leistungsfähigkeit Grenzen, die nicht dauerhaft überschritten werden dürfen, da sonst mit erheblichen gesundheitlichen Konsequenzen zu rechnen ist.

Damit Zeitmanagement gelingt, muss vereinfacht gesagt „vorausgeplant“ werden. Es gilt also, sich zunächst bewusst zu machen:

• welche Aufgaben/Tätigkeiten in nächster Zeit anstehen
• wie viel Zeit diese voraussichtlich beanspruchen werden
• zu überlegen, welchen Prioritäten anstehende Aufgaben/ Tätigkeiten zugeordnet werden können
• zu überlegen, ob und an wen anstehende Aufgaben/ Tätigkeiten delegiert werden können und bis wann diese mit welchem Ergebnis erledigt sein müssen
• anschließend sind die eigenen Aufgaben/Tätigkeiten und dafür benötigte Zeiten bestimmten Tagen und Tageszeiten unter der Berücksichtigung von Deadlines zuzuordnen und in einen Kalender zu übertragen (Aufgabenterminplanung)
• Abschließend gilt es zu analysieren und sich bewußt zu machen:
  • ob die geplanten Aufgaben/Tätigkeiten (eigene & delegierte) erfolgreich erledigt wurden
  • wie viel Zeit für die jeweiligen Aufgaben/Tätigkeiten tatsächlich benötigt wurde
  • welche Schwierigkeiten und Probleme bei der Erledigung der jeweiligen Aufgaben/Tätigkeiten aufgetreten sind
  • und was die Gründe dafür waren (z.B. was und warum etwas nicht klappte, wo Zeit verschwendet wurde, welche Zeitfresser und Störfaktoren aufgetreten sind bzw. ob die Aufgaben/Tätigkeiten- und Zeitplanung realistisch war, usw.)

Folgt man diesem Ablauf und reflektiert seine Ergebnisse nach jedem Durchlauf, lässt sich auf Basis der resultierenden Erkenntnisse der nächste Planungsprozess noch effizienter und realistischer gestalten.

Heute gibt es eine Vielzahl moderner, oft bereits digitaler Tools, die im Rahmen des Selbst- und Zeitmanagements sehr hilfreich sind, wie z.B. Online-Kalender bei der Organisation von Aufgaben, von Teamarbeit oder von Projekten usw. Darüber hinaus sollten Sie jedoch auch nachstehende klassische Zeitmanagement-Arbeitstechniken kennen, wenn Sie effektives Selbst- und Zeitmanagement betreiben wollen:

• Umgang mit Checklisten als Hilfsmittel für Sicherheit
• Wie Prioritäten setzen?
• Das Direkt-Prinzip
• Das Eisenhower-Prinzip
• Die 4 Quadranten-Methode nach Covey
• Die ALPEN-Methode
• Das Pareto-Prinzip
• Die 60:40-Regel
• Das Parkinson’sche Gesetz
• Die ABC-Analyse
• Die Salami-Taktik usw.